【Zoomを使いこなす】ホストがやるべき設定とは?

【2020.511更新】zoomの登録と基本的な使い方・便利な機能 zoomミーティングをホストする場合、最適な設定をすることによって、ミーティングをスムーズに行う事ができます。

この記事ではホストが予め設定しておかなければならないことや、 設定しておくと便利なちょっとしたコツをお伝えします。

この記事は2020年5月2日時点の情報で書いていますが、今後機能が変更になる可能性があります。

ミーティングの設定時

zoomのミーティングをあらかじめ設定しておくには、「ミーティングをスケジュールする」というページから詳細を設定します。
それぞれ項目ごとにポイントを解説します。

開催日時と所要時間

実際の開催日時に設定しますが、あまり厳密に設定する必要はありません。

なぜならここで指定した日時の前でもミーティングルームは使うことができるからです。

所要時間を枠を30分単位で設定できますが、実際には決めた時間をオーバーしても問題なく使い続けることができます

これは事前に参加者を招待するとき、Googleカレンダーに追加機能がありそこで表示される時間枠ということです。

登録(有料版のみ)

登録を必須にすると、ミーティングに招待するURLが発行されます。

そこにアクセスすると必須である名前とメールアドレスの他、ホストがあらかじめ設定した項目の入力を求めることができます

回答して登録すると、ミーティングに参加するためのURLが発行されるという仕組みです。

ミーティングID

ミーティングIDは参加者が異なるメンバーで開催する場合、毎回異なるIDにしておいた方がいいので、「自動的に生成」を選択しておきましょう。

ミーティングIDを固定にすると定期的なミーティングなどで再度利用できます。
無料版ではあらかじめ指定されたミーティングIDですが、有料版では任意のミーティングIDを指定できます。

ミーティングパスワード

無料版ではミーディングの参加時にパスワードの入力が必須となりました。
ミーティング作成時に任意の1文字以上の英数字を設定する必要があります。

ミーティングごとにパスワードを変えれば良いので、簡単な文字列でも大丈夫です。

事前にミーティングのURLと共に、このパスワードを参加者に伝える必要があります

有料版では、「ミーティングパスワードを必要とする」のチェックを外すことができます。

ビデオ

ホストと参加者それぞれに、入室時のビデオ設定をオンまたはオフのどちらで開始するかを設定することができます。

ビデオが必要ないミーティングの場合、オフにしておくと入室してからビデオをオフにする手間が省けます。

音声(有料版のみ)

「電話」「コンピューター音声」「両方」の3つから選べます。
通常のウェブ上でのミーティングであれば「コンピュータ音声」を選択しておきましょう。

無料版ではこの項目が表示されません。

ミーティングオプション

その他、細かいオプションが選べます。

待機室を有効化

「待機室を有効にする」にチェックを入れると、ミーティング開始時に参加者が参加しようとすると一旦待機室という場所に入ります。

そこからホストが個別に許可をすることで、ミーティングに参加できるようになります。

使い方としては、ミーティングの開始前にスタッフだけで打合せをしておきたい場合など、突然参加者が参加してきてしまうのを防ぐために使います。

1人ずつ確認し、個別に許可してから参加させたい場合はチェックをつけておきましょう。

ホストより前の参加を有効にする

「ホストの前の参加を有効にする」をオンにしておくと、ホストが参加する前にこのミーティングを使って参加者同士で開始できます。

オフにしておくと、ホストが参加するまで参加できない状態になりますので、知っている人同士で使う場合は「オン」にしておいたほうがいいでしょう。

エントリー時に参加者をミュート

チェックをつけておくと、全ての参加者が入室時にミュート状態になります。

ミュートの解除方法がわからない方がいそうな場合は、チェックをつけない方がいいでしょう。

認証されているユーザーしか参加できません(有料版のみ)

この機能はあまり使うことがないと思いますが、zoomのアカウントを作成しログインしているユーザーのみに限定したミーティングを開催する場合のみ、チェックをつけます。

ミーティングを自動記録(有料版のみ)

チェックを入れると動画の保存先として「ローカルコンピューター上」と「クラウド内」の2つから選択できるようになっています。

クラウド内の容量(プロ版は1GBまで)があるうちは、「クラウド内」を選択することをおすすめします。

万が一ホストが切断されてしまったり退出してしまっても、クラウドに保存をし続けることができるので安心です。

ミーティングの時間や内容によってどれくらいの容量がかかるかわからないのですが、1GBを多少オーバーしても保存はしてくれます。

1GBをオーバーした旨のメールが届きますので、データはダウンロードするか削除して空き容量を確保しておきましょう。

ミーティングをローカルコンピューターに自動的にレコーディングする(無料版のみ)

チェックをつけておくと、パソコン本体にレコーディングデータが保存されます。

無料版はクラウド上には保存できません。

ミーティング開始時

ミーティングを主催している側であれば、なるべく参加者が来る前にはスタンバイをしておきましょう。

実際のミーティングを開始する際に注意するポイントをお伝えします。

待機室に入ってきたユーザーを許可する

ミーティングの設定時に「待機室を有効にする」にチェックを入れている場合、参加者は一旦待機室に入ります。
ここからホストが許可をしなければミーティングに参加することができませんので、確認でき次第すぐに許可してあげましょう。

マイクをコントロールする

大人数の参加者がいる場合、誰からか雑音が流れてきてしまったりする場合があります。

そんなとき、ホストは参加者のマイクをミュートにしたり、ミュートを解除することもできます。

参加者の一覧から確認し必要であれば操作をしてあげましょう。

録画の操作

ミーティングの設定時にクラウド上にミーティングを自動記録する設定になっていれば、ミーティングが立ち上がると同時に自動的に録画がスタートします。
必要に応じて一時停止や停止することができます。

念のため参加者には、やりとりが録画されていることを伝えておくと良いでしょう。

画面共有する

ミーティングで必要な画面を共有しましょう。
設定によってはホスト以外の参加者でも画面共有の操作はできます。

無料版のZoomではデフォルトでホストしか画面共有ができません。
設定を変更するにはミーティング中に、画面共有の右側の矢印から「高度な共有オプション」を選択します。

ポップアップが表示されるので、

あらかじめ議題を用意しておき、その画面を表示するだけで参加者がついてきやすくなります。

Googleドキュメントなどのツールを使うと、その場で複数の参加者で記録を書き込みながら議事進行ができます。

ミーティング終了後

ミーティングの終わり方

ホストの画面で「ミーティングを退出」を選ぶと、ホストがミーティングから退出するか、ミーティングに参加している全ユーザーを一気に退出させるかを選択できます。

ミーティングの記録

無料版では「ローカルコンピューターにミーティングを自動記録」というチェックを入れておくと、ミーティングを自動的に録画、録音してくれます。

有料版では「クラウドにミーティングを自動記録」を設定しておくと、数分後から数十分後にホスト宛にクラウドに保存されたURLが送られてきます。
そのURLをそのまま参加者に送ってシェアすることもできますが、zoomの画面上で切り取り編集もできます。

もし会議開始前の不要な議論が記録されているならば、切り取り編集をしたのち、参加者に配布することができます。

プロ版のアカウントでは、クラウド上に保存できる容量は合計1GBまでとなっているので、いっぱいになる前に削除するかダウンロードして保存しておく必要があります。

保存されるファイルは、画面共有なども含めた音声付動画の他、音声のみ、チャットのみの3種類が別々に保存されます。
それぞれ個別に削除やダウンロードができます。
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