Web会議ツールとして一般的に利用されるようになってきた「Zoom」。
途切れずにスムーズな映像と音声で多くの会社や個人ユーザーに支持され今では世界で3億人が使うツールとなりました。
この記事ではそんなWeb会議ツール「Zoom」の便利な機能をご紹介します。
まだ使っていない方やこれから導入をしようと検討している方はぜひ参考にしてみてください。
この記事は2022年6月時点の情報で書いていますが、今後機能が変更になる可能性があります。
この記事では無料版に加え、有料版にしたらできることも交えて解説しています。
ミーティングの主催とアカウント登録
まずミーティングを主催する場合はZoomアカウントの登録が必要です。
アカウント登録は無料で簡単にできます。
参加するだけであれば登録は不要です。
始めに生年月日を入力し、メールアドレスの認証が必要です。
メールアドレスとパスワード情報さえあれば登録ができます。
Zoomは未成年は使えない？
Zoomのサービス規約では成人によってホストされたミーティングに未成年が参加することは許可されていますが、ミーティングをホストするのは成人のみとなっています。
”お客様は、お客様ご自身が16歳以上であり、かつ本契約に定める規定、条件、義務、主張、表明および保証を履行できる権限と法的資格、および本契約を遵守できる能力と法的資格を十分に備えていることを認めるものとします。 お客様が16歳未満であるか、またはその他の理由で不適格であると当社が判断した場合、お客様のアクセスは予告なしに終了することがあります。”
と書かれています。
また「第6条 使用目的：子供による使用の制限」では、
”Zoomは、（幼稚園から高校の）教育向けZoomを使用する教育プラン利用登録者（用語の定義についてはサービス説明書に定義）を通じた場合を除き、16歳未満の個人による使用を意図していません。”
と書かれています。
Zoomサービス規約
アカウント登録後にミーティングを作成できます。
作成したミーティングへの参加URLやミーティングIDを相手に伝えることで、ミーティングに招待できます。
ミーティングへの参加
ミーティングに参加するには、ホスト(主催者)から送られてきたミーテイングへの参加URLをクリック、もしくはミーティングIDを入力して参加する必要があります。
開催をするにはZoomのアカウント作成が必要ですが、参加するだけであればZoomアカウントの登録は不要です。
あらかじめパソコンにソフトを追加するか、スマホの場合はアプリをダウンロードしておくだけでOKです。
参加者には招待用のURLをお知らせすると、そのURLをクリックするだけでミーティングに参加できるようになっています。
その他、ミーティングIDという10桁の数字をZoomのページに入力することによってミーティングに参加する方法もあります。
このようにSkypeのように友達追加をしたりすることなく、全く知らない人にもミーティングに参加してもらいやすい仕組みになっています。
2人だけのミーティングの場合は今のところ時間の制限はありませんが、参加者が3人以上のミーティングの場合は40分の時間制限があります。
40分後に切断されてしまいますが、再度繋ぎ直すことで再開することもできます。
有料版では24時間まで利用できます。
ビデオ
パソコンの内蔵カメラや外部のカメラを使って映像を映しだすことができます。
ネット通信の環境があまり良くない場合は、ビデオをオフにして会話するほうがデータ容量が削減されてスムーズになります。
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録画・録音機能
リアルな会議ではボイスレコーダーを活用したりしてミーティングの音声を録音したりする場合がありますが、Zoomの場合は映像も音声もレコーディングすることができます。
これによって、特別な機材も必要なく記録をしっかり取ることができます。
有料版では録画をクラウド上に保存するオプションを選択できます。
クラウド上に保存する場合は、ミーティングが終了するとホスト宛に視聴・ダウンロードができるURLがメールで送られてきますので、それをミーティングの参加者に配布することもできます。
クラウド上に保存できる容量は1GBまでです。
（プライベートチャットは保存されません）
会議の途中から録画することも、一時停止や停止もできますがホストの許可が必要です。
録画はミーティングを設定する際に、ミーティングオプションの中で「ミーティングを自動記録」にチェックを入れ、「クラウド内」を選択しておくと自動的に保存することができます。
ミーティングが終わって少しするとホストに録画データが完成した旨のお知らせが届きます。
容量はビデオをオフにした状態の音声のみであれば1時間あたり50MB程度になります。
ビデオをオンにした場合は、やりとりする映像によってデータのサイズが異なります。
ある程度の頻度でミーティングやセミナーを開催する場合は、しっかりとしたマイクを使うと、相手に与える印象も良くなります。
聞き取りづらいマイクを使っている場合は、このような専用のマイクの購入もおすすめです。
画面共有機能
Zoomのミーティングを行う場合、必ずと言っていいほど使うのはこの画面共有機能です。
指定した画面をミーティングに参加している全てのメンバーの画面に映し出して、共有することができる機能です。
これによってその場で見せたい画面を表示させ切り替えながらミーティングを進めることができるので、前もって資料を配布しておいたり、別画面で表示させながらミーティングを行う必要がなくなります。
リアルな場での対面ミーティングのように、「ココ」という箇所を指しやすくなります。
データは画面上に映し出されるだけで、相手の端末に送信されるわけではないためセキュリティーの面からも安心して利用できます。
バーチャル背景
バーチャル背景という機能を使うと、ビデオに映し出す自分の映像の背景を自由に選択することができます。
背景を景色の画像にしたり動画にしたりすることができるので、自宅など自分以外を映したくない場合に使うと便利です。
背景だけでなく自分の顔にエフェクトをかけたりする機能もありますので、詳しくは別記事でご紹介します。
【Zoom】バーチャル背景の設定方法・顔が透ける場合
チャット機能
画面共有と同じくよく使う機能の一つにチャット機能があります。
これはミーテイングに参加している全員に対して発信できたり、個別に送信することもできるので、大人数のミーティングの裏でコソコソっと個別にメッセージと伝えることができます。
大人数が参加するミーティングでは、全員に一斉に資料のリンクを送付したり、会話の流れを妨げずに全員や個別に要件を伝えることができるので便利な機能です。
最新版では、チャットでファイルを送信することもできるようになりました。
「ファイル」をクリックするとファイルの参照元を選択できるようになり、ここからファイルを選択すると同時にファイルが送信されます。
送信中にキャンセルはできますが、送信が完了すると取り消すことはできませんので注意しましょう。
ホワイトボード機能
ホワイトボードを画面共有しながら使える機能です。
パソコンからはマウスで、スマホやタブレットではフリーハンドで描いた図やイラストを他のメンバーと共有できるホワイトボードです。
実際のホワイトボードのようなスピードできれいに書くのは難しいので、ちょっとしたイメージを伝える時に役立ちますが、あまり使う頻度は高くないかもしれません。
特にZoomではリアルに会っていない分、しっかりと一体になってミーティングを進行できるよう、進行役の存在も重要となります。
そしてミーテイングの記録をしっかりと共有しましょう。
【Zoom】ホストができること・ホスト権限と注意点（PC版）
【Zoom】バーチャル背景の設定方法・顔が透ける場合
