Web会議ツールzoomの便利な機能

Web会議ツールとして一般的に利用されるようになってきた「Zoom」。
途切れずにスムーズな映像と音声で多くの会社や個人ユーザーに支持されています。

この記事ではそんなWeb会議ツール「Zoom」の便利な機能をご紹介します。
まだ使っていない方やこれから導入をしようと検討している方はぜひ参考にしてみてください。

まず基本的な機能はこちらです。

  • ミーティングの開催と参加
  • 録画・録音
  • 画面共有
  • チャット
  • ホワイトボード

それぞれ詳しく解説していきます。

ミーティングの開催と参加

1対1のミーティングや複数人同士でのミーテイングをホストとして開催したり、招待をされれば参加することができます。

開催をするにはZoomのアカウント作成が必要ですが、参加するだけであればZoomアカウントの登録は不要です。
あらかじめパソコンにソフトを追加するか、スマホの場合はアプリをダウンロードしておくだけでOKです。

参加者には招待用のURLをお知らせすると、そのURLをクリックするだけでミーティングに参加できるようになっています。

その他、ミーティングIDという番号をZoomのページに入力することによってミーティングに参加する方法もあり、どちらにしてもSkypeのように友達追加をしたりすることなく、全く知らない人にもミーティングに参加してもらいやすい工夫がされています。

録画・録音機能

リアルな会議ではボイスレコーダーを活用したりしてミーティングの音声を録音したりする場合がありますが、Zoomの場合は映像も音声もレコーディングすることができます。

これによって、特別な機材も必要なく記録をしっかり取ることができます。
会議が終了すると自動的にミーティングをホストしたユーザーに、記録データが送られてきますのでそれを参加したユーザーにシェアすることもできます。

映像や音声だけでなくチャットのやり取りも自動的に保存されます。

画面共有機能

Zoomのミーティングを行う場合、必ずと言っていいほど使うのはこの画面共有機能です。

指定した画面をミーティングに参加している全てのメンバーの画面に映し出して、共有することができる機能です。

これによってその場で見せたい画面を表示させ切り替えながらミーティングを進めることができるので、前もって資料を配布しておいたり、別画面で表示させながらミーティングを行う必要がなくなります。

リアルな場での対面ミーティングのように、「ココ」という箇所を指しやすくなります。

データは画面上に映し出されるだけで、相手の端末に送信されるわけではないためセキュリティーの面からも安心して利用できます。

チャット機能

画面共有と同じくよく使う機能の一つにチャット機能があります。
これはミーテイングに参加している全員に対して発信できたり、個別に送信することもできるので、大人数のミーティングの裏でコソコソっと個別にメッセージと伝えることができます

ホワイトボード機能

ホワイトボードを画面共有しながら使える機能です。
パソコンからはマウスで、スマホやタブレットではフリーハンドで描いた図やイラストを他のメンバーと共有できるホワイトボードです。
実際のホワイトボードのようなスピードできれいに書くのは難しいので、ちょっとしたイメージを伝える時に役立ちますが、あまり使う頻度は高くないかもしれません。

ポイント
効率よくミーティングを開催するには、Zoomに限らずリアルなミーティングでもそうですが、開始する前に議題や資料をできるだけ共有しておくことがポイントです。
特にZoomではリアルに会っていない分、しっかりと一体になってミーティングを進行できるよう、進行役の存在も重要となります。