知っておきたいWeb会議をするときのマナーとは?

新型コロナウィルス対応をきっかけに世界でもテレワークが一気に加速してきました。

テレワークをする中で皆さんがよく使うWeb会議。
実はきちんと準備や設定をすると、効率をぐっと上げることができます。

この記事では成果をあげるためのWeb会議を開催する場合のポイントと、参加する場合のマナーについて解説します。

開始前に必要な準備

仕事に取り掛かる前の準備の大切さを表す格言として、「段取り八分(ぶ)」という言葉があるように、Web会議でも開催までの準備によって成果を高めることができます。

主催者がやるべきこと

議題の用意

まず、そもそもなんのために参加者を集めて会議を行うのか、話し合うべきことや決めるべきことは何なのか、目標を設けしっかりと議題を用意しましょう。

できるだけその議題はWeb会議に参加する全てのメンバーに、事前に共有しておきましょう。
そうすることによって、参加者はあらかじめ自分の考えを整理して会議に臨むことができ、会議の質を高めることができます。

議題を共有するのはGoogleドキュメントなどの共同編集が可能なツールを使うと良いでしょう。

事前に共有することで、そこに話し合うべき議題を追加してもらえたり話しながら記録をつけることによって、それがそのまま議事録として共有できるからです。

その他、開始時間だけでなく終了する予定時刻までを決めておきましょう。


役割分担を決める

1つのWeb会議では同時に複数人が発言すると聞き取ることが困難なため、必ず発言者をコントロールしましょう。
そのために議題を進行する司会者を決めておくことをおすすめします。

司会は必ずしも主催者が行わなくても良いので、司会を依頼できる人がいたら事前に依頼しておきましょう。

その他、記録をつける人も複数いると記録漏れが防げます。


機材のセッティング

カメラやマイクの調整をしましょう。
必要に応じてパソコンに附属のカメラ・マイクではなく、それぞれ専用のものを用意すると画質・音質が高まります。

 

参加者ががやるべきこと

開始5分前までに参加する

会議の5分前にはスタンバイしておきましょう。
挨拶や雑談などは会議開始前に済ませるというルールにしておくと、時間通りに会議を開始することができます。

特に話すことがない場合でも、マイクをミュートにしたまま他の作業をしておくことができるので、会議の時間ギリギリに参加するのは避けましょう。

会議中に気をつけること

主催者がやるべきこと

Zoomなどのツールによっては、主催者(ホスト)しか操作できない機能がいくつかあります。

例えば、参加者を承認したりミュートにしたり、退出させることもできます。
(有料版のZoomでは「代替ホスト」という機能があり、あなた以外の参加者をホストに指名することもできます。)

ルールを案内する

発言したい人はどうすれば良いかなど、この会議でのルールを参加者に伝えましょう。

また、レコーディングしている場合はその旨と使い道を冒頭に伝え、了解を得ましょう。


参加者の様子をみる

発言しようとしている参加者に気を配りましょう。
ビデオがオンの場合は相手の表情や挙手をしている人がいないか確認しましょう。

Zoomでは手を挙げるという機能があるので、手を挙げている参加者がいたら発言してもらうようにしましょう。

参加者ががやるべきこと

マイクのミュート

ミーティング中は原則として、マイクをミュートにしておきましょう。
発言する時にだけミュートを解除することによって、雑音が入ることを防げます。

発言するたびにミュートを解除することをわすれずに。

ビデオをオンに

特に指定がない場合は、なるべくビデオをオンにしてあなたの表情が他の参加者にも伝わるようにしましょう。
ビデオをオフにしている場合に比べ、雰囲気わかり会議がスムーズになります。
もし、顔をそのまま映し出すことに抵抗がある場合は、顔や背景を変えるソフトを活用することをおすすめします。
【zoom】バーチャル背景で顔を変えるポイント・顔が透ける場合

会議が終わったら

主催者がやるべきこと

Web会議が終わったら議事録を整理し、参加したメンバーとシェアしましょう。

まとめ
このようにミーティングをしっかり準備して進めることによって、効率を高めることができます。

参加者にもこのようなルールを認識してもらうことによって、スムーズなミーティングができるようになります。

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