【Zoom】ホストができること・ホスト権限と注意点(PC版)

【2022年6月更新】zoomの登録と基本的な使い方・便利な機能 打合せや会議でzoomミーティングを開催する場合、ホストが最適な設定をすることによって、ミーティングをスムーズに行う事ができます。

特にホストとして設定する場合、ホストがやるべきことホストしかできないことを把握しておくことで会議をスムーズに開催できるようになります。

この記事ではホストが予め設定しておかなければならないことや、 設定しておくと便利なちょっとしたコツをお伝えします。

この記事は2021年12月時点の情報で書いていますが、機能が変更になる可能性があります。

ミーティングの設定時にできること

まずZoomを開催(ホスト)するにはサインアップが必要です。
Zoomのトップページから無料で登録できるのでまずはアカウントを作成しましょう。

zoomのミーティングをあらかじめ設定しておくには、「ミーティングをスケジュールする」というページから詳細を設定します。
それぞれ項目ごとにポイントを解説します。

開催日時と所要時間

Zoomミーティングを開催する日時に設定しますが、あまり厳密に設定する必要はありません。

なぜならここで指定した日時の前でもミーティングルームは使うことができるからです。

所要時間を枠を30分単位で設定できますが、実際には決めた時間をオーバーしても問題なく使い続けることができます

事前に参加者を招待するときにGoogleカレンダーに追加する機能があり、その際に表示される時間枠になるのでできるだけ正確な日時にしておく方がベターです。

ミーティング作成時のミーティングオプションで「任意の時刻に参加することを参加者に許可します」というチェックを入れておくことで、指定した日時の前でも参加者はミーティングに参加することができます。

登録(有料版のみ)

登録を必須にすると、ミーティングに招待するURLが発行されます。

そこにアクセスすると必須である名前とメールアドレスの他、ホストがあらかじめ設定した項目の入力を求めることができます

回答して登録すると、ミーティングに参加するためのURLが自動的に発行されるという仕組みです。

ミーティングID

ミーティングIDは参加者が異なるメンバーで開催する場合、毎回異なるIDにしておいた方がいいので、「自動的に生成」を選択しておきましょう。

「自動的に生成」を選択して作成すると、作成する度にランダムの数字でミーティングURLが設定されます。

ミーティングIDを自動的に生成しない場合は、個人IDを使ってミーティングを行うこともできます。

ミーティングパスコード

パスコードとは参加者がミーティングに参加する際にあらかじめホストが設定した英数字のことです。

ホストはミーティング作成時に任意の1文字以上の英数字を設定できます。

ミーティングごとにパスコードを変えれば良いので、簡単な文字列でも大丈夫です。

事前にミーティングのURLに加え、このパスコードを参加者に伝える必要があります

2020年9月27日から「パスコード」または「待機室」のどちらかの選択が必須となりました。

セキュリティーを高くする必要がなければ、「0000」などの簡単なパスコードを設定しておく方が、参加者にとっても入力が楽です。

パスコードを設定したくないのであれば、待機室を設定する必要があります。

Zoomの設定で「ワンクリックで参加できるように、招待リンクにパスコードを埋め込みます」という機能をONにすると、設定したパスコードが含まれたミーティングURLが生成され、参加者はパスコードの入力が不要になります。

注意
待機室を設定する場合、ホストが参加者を承認しないとミーティングに入れないため、必ず先にホストが参加する必要があります。

ビデオ

ホストと参加者それぞれに、入室時のビデオ設定をオンまたはオフのどちらで開始するかを設定することができます。

ビデオが必要ないミーティングの場合、オフにしておくと入室してからビデオをオフにする手間が省けます。

音声(有料版のみ)

「電話」「コンピューター音声」「両方」の3つから選べます。
通常のウェブ上でのミーティングであれば「コンピュータ音声」を選択しておきましょう。

無料版ではこの項目が表示されません。

ミーティングオプション

その他、細かいオプションが選べます。

待機室を有効化

「待機室を有効にする」にチェックを入れると、ミーティング開始時に参加者が参加しようとすると一旦待機室という場所に入ります。

そこからホストが個別に許可をすることで、ミーティングに参加できるようになります。

使い方としては、ミーティングの開始前にスタッフだけで打合せをしておきたい場合など、突然参加者が参加してきてしまうのを防ぐために使います。

1人ずつ確認し、個別に許可してから参加させたい場合はチェックをつけておきましょう。

待機室を有効化した場合の注意点その1
待機室に参加者が入ってきたことはホスト(共同ホスト)にしかわかりません。
そのため、もしホストが参加者が入ってきたことに気が付かずにいると、参加できないままになってしまうので注意が必要です。
待機室に入ってきた場合は、ホストにだけ通知音が聞こえます。
待機室を有効化した場合の注意点その2
待機室に入ったユーザーの名前の表示が「iphone」などとなっていると誰が入ってきたのかわかりません。
名前の確認をする必要がある場合は、事前にzoomの名前を設定するか変更するように案内をしておきましょう。
待機室にいる状態のユーザーは自身で名前を変更することはできません。

ホストより前の参加を有効にする

ホストの前の参加を有効にする」をオンにしておくと、ホストが参加する前にこのミーティングを使って参加者同士で開始できます。

オフにしておくと、ホストが参加するまで参加できない状態になりますので、知っている人同士で使う場合は「オン」にしておいたほうがいいでしょう。

任意の時刻に参加することを参加者に許可します」や「参加者に参加を許可する任意の時間」と表示されている場合もあります。

エントリー時に参加者をミュート

チェックをつけておくと、全ての参加者が入室時にミュート状態になります。

ミュートの解除方法がわからない方がいそうな場合は、チェックをつけない方がいいでしょう。

認証されているユーザーしか参加できません(有料版のみ)

この機能はあまり使うことがないと思いますが、zoomのアカウントを作成しログインしているユーザーのみに限定したミーティングを開催する場合のみ、チェックをつけます。

ミーティングを自動記録(有料版のみ)

チェックを入れると動画の保存先として「ローカルコンピューター上」と「クラウド内」の2つから選択できるようになっています。

クラウド内の容量(プロ版は1GBまで)があるうちは、「クラウド内」を選択することをおすすめします。

万が一ホストが切断されてしまったり退出してしまっても、クラウドに保存をし続けることができるので安心です。

ミーティングの時間や内容によってどれくらいの容量が必要なのかわかりませんが、1GBを多少オーバーしても保存してくれます。

1GBをオーバーした旨のメールが届きますので、データはダウンロードするか削除して空き容量を確保しておきましょう。

ゴミ箱に入れても30日以内であれば元に戻すことができます。

ミーティングをローカルコンピューターに自動的にレコーディングする(無料版のみ)

チェックをつけておくと、パソコン本体にレコーディングデータが保存されます。

無料版はクラウド上には保存できません。

他のユーザーをホストにする方法

ホストである自分が最初にミーティングに入れない場合、ホストキーを使うと他のユーザーをホストにすることができます。

有料アカウントユーザーがあらかじめ設定した「ホストキー」を他のユーザーが入力することによってホスト権限を委譲することができます。

有料アカウントユーザーのプロフィールページ内に、「ホストキー」が表示されています。
編集して任意の6~10桁の数字に変更することができます。

ユーザーはミーティングに参加後、「参加者」ボタンを押して参加者一覧を表示させます。
画面右下に「ホストの要求」ボタンがあるので、そこをクリックし、あらかじめホストから伝えてもらっていたホストキーを入力します。

これでそのユーザーはホストになることができます。
ホストキーは変更しない限り、全てのミーティングで使えるのでユーザーを変更する場合は、ホストキーも変更しておきましょう。
ホスト以外は、ブレイクアウトセッションを開始したり、レコーディングを停止したりの操作ができないので、ホスト権限を渡す準備をしておくことで、万が一のトラブルの際のバックアップにもなります。

ミーティング開始してからできること

ミーティングを主催している側であれば、なるべく参加者が来る前にはスタンバイをしておきましょう。

実際のミーティングを開始する際に注意するポイントをお伝えします。

待機室に入ってきたユーザーを許可する

ミーティングの設定時に「待機室を有効にする」にチェックを入れている場合、参加者は一旦待機室に入ります。
ここからホストが許可をしなければミーティングに参加することができないので、準備が整い次第許可してあげましょう。

万が一間違えて参加させてしまった場合は、ユーザーごとに待機室に戻すこともできます。

※待機室にいる間は、参加者のZoom表示名を変更することができません。
ミーティングに参加する前に名前を変更してもらうか、ミーティングに入ってから名前を変更しましょう。

待機室に入ってきたユーザーにメッセージを送る

待機室で待機中のユーザーにチャットでメッセージを送ることができます。

予定時刻を過ぎて待たせてしまう場合などは、「少々お待ちください」などとメッセージを送ってあげましょう。

待機室のユーザーが返事をすることはできません。

マイクをミュートにする

大人数の参加者がいる場合、誰からか雑音が流れてきてしまったりする場合があります。

そんなとき、ホストは参加者のマイクをミュートにすることができます。
参加者の一覧から確認し必要であれば操作をしてあげましょう。

マイクをミュートを解除する

参加者のマイクのミュートをホストが解除することはできません。

ミュートの解除を求める」というボタンが表示されますので、これをクリックして参加者にミュートの解除を許可するよう通知を出すことができます。

録画の操作

ミーティングの設定時にクラウド上にミーティングを自動記録する設定になっていれば、ミーティングが立ち上がると同時に自動的に録画がスタートします。
必要に応じて途中で一時停止や停止をすることができます。

念のため参加者には、やりとりが録画されていることを伝えておくと良いでしょう。

画面上部にレコーディングしている表示がされるので、参加者にも録画していることがわかります。

一時停止することや途中で停止させることもできます。

画面共有する

ミーティングで画面共有が必要な場合、参加者に画面共有してもらうことができます。

ただし、あらかじめ画面共有はホストにしか許可していない設定をしている場合、ミーティングが始まってから画面共有の許可をしてあげる必要があります。

ミーティング中に設定を変更するには、画面共有の右側の矢印から「高度な共有オプション」を選択します。

ポップアップが表示されるので、「共有できるのは誰ですか?」の項目を「全参加者」に変更しましょう。

参考 ミーティングの参加者の管理zoomヘルプセンター あらかじめGoogleドキュメントなどのツールを使って議題を用意しておくと、その場で複数の参加者で記録を書き込みながら議事進行ができます。
【Zoom】音声を相手に共有する方法・画面共有で音声も共有

ミーティング終了後にできること

ミーティングの終わり方

ホストの画面で「ミーティングを退出」を選ぶと、ホストがミーティングから退出するか、ミーティングに参加している全ユーザーを一気に退出させるかを選択できます。

ホストだけが退出する場合は、他のユーザーをホストに割り当てることが必須となりましたので、誰かをホストに割り当ててからでないと退出できません。

ミーティングの記録

無料版では「ローカルコンピューターにミーティングを自動記録」というチェックを入れておくと、ミーティングを自動的に録画、録音してくれます。

有料版では「ミーティングを自動的にレコーディング」で「クラウド内」を設定しておくと、数分後から数十分後にホスト宛にクラウドに保存されたURLが送られてきます。
そのURLをそのまま参加者に送ってシェアすることもできますが、Zoomの管理画面上で切り取り編集もできます。

もし会議開始前の不要な議論が記録されているならば、切り取り編集をしたのち、参加者に配布することもできます。

プロ版のアカウントでは、クラウド上に保存できる容量は合計1GBまでとなっているので、いっぱいになる前に削除するかダウンロードして保存しておく必要があります。

保存されるファイルは、画面共有なども含めた音声付動画の他、音声のみ、チャットのみの3種類が別々に保存されます。
それぞれ個別に削除やダウンロードができます。

画面共有やカメラ、音声の状態によってデータ量が大きくことなりますが、1GBはすぐにいっぱいになってしまうので、ダウンロードしておくか他の参加者とシェアする場合は、Googleドライブなどのストレージにアップした状態でそれを共有するのが良いでしょう。

よくある質問

ミーティング中にホストが回線のトラブルなどによって、突然ミーティングから抜けてしまっても、他のメンバーによってミーティングを続けることができます。

その場合、共同ホストを指定していれば共同ホストがホストに変更されます。
共同ホストを設定していない場合、自動的にユーザーのうち一人がホストになります。

万が一に備え、ホストは他のユーザーを共同ホストに指定しておきましょう。

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